Jeśli planujemy wynajęcie powierzchni biurowej w biurowcu bądź też innego lokalu, musimy koniecznie przyjrzeć się stanowi technicznemu budynku, jak również sprawdzić, w jakim stanie znajduje się najmowana powierzchnia biurowa. Każdy przedsiębiorca niewątpliwie przyjrzy się warunkom finansowym, jakie oferują poszczególni wynajmujący. Jest to bardzo istotne z uwagi na fakt, że dobrze sporządzona umowa najmu, regulująca wszelkie obowiązki wynajmującego i najemcy jest kluczowym aspektem najmu lokalu, w każdym w zasadzie przypadku.
Umowa o najem lokalu jest w rzeczywistości dokumentem, który reguluje stosunki formalno-prawne pomiędzy najemcą a wynajmującym lokal. Na konstrukcję umowy należy zwrócić najwyższą uwagę. Każda umowa najmu powierzchni biurowej, czy też jak kto woli – lokalu użytkowego, powinna składać się z kilku części. Pierwszą z nich jest komparycja, która zawiera wszelkie podstawowe dane personalne wynajmującego i najemcy oraz ich reprezentantów. Następnie, w umowie konieczne jest wskazanie przedmiotu umowy najmu. Część ta musi określać w sposób wyczerpujący przedmiot najmu, którym w tym przypadku jest lokal użytkowy. Kolejnym elementem umowy jest wyznaczenie czasu jej trwania – określonego lub nieokreślonego, wysokości czynszu, terminów ich uiszczania wynajmującemu oraz określenie waluty, w jakiej wnoszony będzie czynsz najmu przez najemcę. Wszelkie dodatkowe opłaty związane z najmem powierzchni biurowej, czyli właściwe koszty eksploatacyjne, również muszą znaleźć swoje miejsce w umowie najmu. Wynajmujący w dokumencie tym może określić zabezpieczenie najmu, czyli tak zwaną kaucję oraz ubezpieczenie, które znajduje się zarówno po stronie najemcy, jak i wynajmującego.
W taki sposób pokrótce prezentują się najważniejsze elementy umowy najmu. Przystąpmy do ich opisu.
Komparycja musi zawierać pełne nazwy wynajmującego i najemcy, czyli takie dane jak: adres, NIP, Regon, KRS lub nr działalności gospodarczej. Ponadto, powinna obejmować dane osobowe reprezentantów wraz z ewentualnymi upoważnieniami do zawierania umów obu stron umowy najmu. Wszelkie przedstawione w komparycji dane muszą być poparte właściwymi dokumentami, które dołącza się do umowy najmu lokalu użytkowego, jako integralną część umowy.
W przedmiocie najmu należy dokładnie określić, jaka powierzchnia jest oddana najemcy, ile posiada pomieszczeń, korytarzy, pomieszczeń socjalnych, toalet i magazynków. W tej części umowy jest miejsce na określenie prawa najemcy związanego z przedmiotem najmu. Wynajmujący musi wyznaczyć sposób korzystania z powierzchni wspólnych znajdujących się w budynku – a więc wind, miejsc parkingowych, czy pomieszczeń przejściowych. Powinno się wyliczyć powierzchnię netto oddaną w wynajem. W tym rozdziale należy określić dokładny opis lokalu, jego położenie w budynku oraz rzut kondygnacji wraz z umiejscowieniem lokalu.
Można w różny sposób określać czas trwania umowy najmu. Może być to czas nieokreślony i wówczas wskazuje się okres wypowiedzenia przez obie strony, albo czas oznaczony, z określeniem od kiedy i do kiedy trwa umowa najmu. Umowy na czas oznaczony zawierane są na okresy odpowiednio 3 – 5 letnie (dotyczy to z reguły umów dotyczących biurowców).
W każdym przypadku wynajmujący żąda od najemcy uiszczania odpowiedniego czynszu. Stawki czynszu określone mogą być w euro albo w złotówkach, jeśli chodzi o lokale użytkowe. Przeliczenie następuje na podstawie średniego kursu EUR/PLN ogłaszanego przez NBP.
Koszty eksploatacyjne związane z wynajmowaniem lokalu obejmują: podatki od nieruchomości, koszty obsługi administracyjnej związanej z zarządzaniem i obsługą techniczną nieruchomości, ochrony, wywozu śmieci, utrzymania czystości części wspólnych biurowca, utrzymania terenów zewnętrznych i parkingów, systemów ochronnych biurowca, obsługi wind, dostawy wody, ciepła, elektryczności, usług internetowych, ubezpieczeń, kosztów remontowych i naprawczych.
Zabezpieczeniem najmu lokalu z reguły jest kaucja, albo gwarancja bankowa. Wysokość kaucji to kwota stanowiąca minimum równowartość jednomiesięcznego czynszu najmu wraz z opłatami eksploatacyjnymi i innymi opłatami wymienionymi w treści umowy.
Jeśli chodzi o ubezpieczenie nieruchomości i majątku najemcy, to zarówno wynajmujący, jak i najemca powinni posiadać taką ochronę. Przy czym, wynajmujący powinien ubezpieczyć się od ognia i zdarzeń losowych, od odpowiedzialności cywilnej oraz od utraty zysków. Z kolei, najemca powinien ubezpieczyć się od ryzyka utraty lub zniszczenia majątku znajdującego się w najmowanym lokalu biurowym, oraz odpowiedzialności cywilnej.
Wszelkie części składowe umowy najmu są wskazówką do tego, jak powinna być ona skonstruowana. Wynajmując lokal powinniśmy zwrócić uwagę na wszystkie wymienione powyżej czynniki, ponieważ to one decydują o tym, czy najem lokalu będzie przebiegał bezproblemowo i czy będziemy z niego w ostatecznym rozrachunku całkowicie zadowoleni.
Generalnie, każda osoba zamierzająca wynająć lokal na prowadzenie działalności gospodarczej, musi zadbać w wysokiej mierze o to, aby w umowie zawarte zostały klauzule zabezpieczające jej prawa. Najważniejsze jest, aby były w niej zapisy o wypowiedzeniu umowy i podwyższenia stawki czynszu.
Wynajmując lokal, powinniśmy mieć precyzyjnie określoną wysokość czynszu. Jest to w interesie obu stron umowy. Należy podać nie tylko samą wysokość czynszu, ale także termin jego zapłaty i sposób, w jakim będzie on płacony. Może to być przelew na wskazany rachunek bankowy, albo na przykład gotówka do rąk własnych wynajmującego. Czynsz na ogół polega waloryzacji, za podstawę najczęściej przyjmuje się w takich przypadkach wskaźnik GUS. Jeśli stawka czynszu została określona za metr kwadratowy powierzchni, ważne jest, aby w umowie została dokładnie określona powierzchnia użytkowa lokalu.
Oprócz kwestii formalnych, podczas wynajmowania lokalu z przeznaczeniem na przykład na biuro dla firmy, należy zwrócić uwagę m.in. na warunki sprzyjające wysokiej efektywności pracy. Lokal powinien znajdować się w odpowiednim miejscu. Korzystna lokalizacja dziś to już nie tylko centrum miasta, ale również specjalnie utworzone dzielnice biznesowe, które zapewniają ciszę i spokój, pracujących w nich osobom. Dużą zaletą takiego położenia lokalu jest zwykle dobrze rozwinięta komunikacja z centrum i innymi dzielnicami miasta.
Atrakcyjne otoczenie budynku, w którym znajduje się interesujący nas lokal, również ma niemałe znaczenie. Park otaczający biurowiec będzie na pewno atutem takiego lokalu. Ważne jest również to, czy okna lokalu dają wystarczający dostęp światła dziennego. Im więcej jest okien, tym lepiej.
Przy wyborze lokalu zwróćmy uwagę na to, czy w okolicy biurowca czy budynku znajduje się parking.
Najemca powinien przyjrzeć się możliwości dowolnej aranżacji lokalu. Jeśli okablowanie prowadzone jest do stanowiska pod podłogą, raczej nie powinno być z tym problemu. Najemca będzie mógł rozmieszczać ściany wewnętrzne i stanowiska pracy wedle własnego uznania.
Należy sprawdzić także, jakie usługi dodatkowe są łatwo dostępne w okolicy lokalu, jaki zamierzamy wynająć. Dobrze by było, aby znajdowała się tam restauracja, kawiarnia, albo choćby sklep.
Kluczową rolę odgrywa fakt, czy budynek jest dobrze chroniony. Monitoring, czy objęcie ochroną odpowiedniej agencji jest atutem dla lokalu.
Ostatnim elementem, na który warto zwrócić uwagę, jest dostęp do nowoczesnych technologii, takich jak bezprzewodowy dostęp do Internetu (WiFi) czy telefonia IP.
Na podstawie
http://www.swistak.pl/poradniki/425-Na-co-zwrocic-uwage-wynajmujac-lokal.html